Manual de Ayuda QuipuPOS

Bienvenido a la familia QuipuPOS

Los datos para acceder a nuestra plataforma fueron enviados vía correo electrónico
por uno de nuestros asesores comerciales.

 

En esta guía encontrarás todos los datos necesarios para poder empezar a usar QuipuPOS en tu negocio de manera rápida y amigable. Con una guía corta y referencias intuitivas.

Requerimientos mínimos QuipuPOS

QuipuPOS es una aplicación nativa en Android y puede ser usada en versiones mayores a la 4.4. Las tablets recomendadas deben ser de 10” para caja y 7” para mozos (ram 2gb min, procesador mínimo quad core)

INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN

La aplicación se instala desde la PlayStore,a la cual se ingresa y se realiza la búsqueda colocando en el buscador QuipuPOS.

Cuando se muestre la aplicación, debe descargarla y de esta manera empieza la instalación, la cual al culminar le permitirá acceder a la misma.

INICIO DE SESIÓN (LOGIN)

Los datos para el acceso a la plataforma QuipuPOS tales como usuario y contraseña del administrador son enviados a la persona que adquirió el servicio.

Para acceder a la plataforma QuipuPOS se necesita estar conectado a internet.

Ingresan a la app, seleccionan el tipo de inicio de sesión que tendra esa Tablet según el uso que le darán, ya sea como CAJERO o MOZO. Deberán escribir su usuario (ejemplo@correo.com) y su contraseña.

Esta primera carga necesita sí o sí de conexión a Internet

CONFIGURACIÓN INICIAL

CREAR SALONES Y MESAS

Para la creación de salones y mesas deberán ingresar al módulo de configuraciones, donde podrán registrar cada salón que tengan de manera física en su negocio, así como agregar la cantidad de mesas que contiene cada uno de estos.

Si después de creados tus salones y mesas necesitas agregar o modificar alguno de estos, puedes ingresar y realizar dichas operaciones, todo dependiendo del crecimiento de tu negocio.

En caso desees inactivar algún salón o mesas, puedes realizarlo ingresando por la misma ruta, dando click en el botón de eliminar.

AGREGAR TUS PRODUCTOS

Para poder agregar los productos de tu carta, sugerimos categorizarlos por tipos, para lo cual puedes crear categorías que contengan dichos productos (ejemplo: entradas, parrillas, bebidas)

Puedes asignarles un color a cada categoría para su mejor visualización y distinción.

Para agregar productos, primero selecciona la categoría que los contiene, después da click en añadir productos, en la parte 1 puedes agregar el nombre del producto, el área de producción donde deseas que se imprima para que se despache el producto y algunas notas precargadas de uso frecuente (ejemplo: sin helar; helado). De ser producto sin presentación puedes agregar directamente el precio de venta.

Si el producto tiene más de una presentación, puedes agregarlas colocando el nombre de la presentación y su precio de venta en la parte 2.

Si deseas cambiar el precio o el nombre de alguna presentación del producto lo puedes realizar en el punto 3 deslizando el dedo de derecha a izquierda para luego dar click en el botón de editar y así podrás cambiar el precio y nombre a la presentación.

Existen casos donde ciertos productos contienen algunos insumos opcionales a los que les llamamos modificadores (ejemplo: producto= hamburguesa / presentación= mediana / modificador opcional con costo = huevo, chorizo, hotdog/modificadores opcionales = mayonesa, ají, mostaza)

Agregar primero el tipo de modificador que necesitan y pueden marcar la opción si es obligatorio o no al momento de la venta.

Modificador Simple (es donde solo se puede seleccionar 1 modificador por grupo)

Modificador múltiple (es donde se pueden seleccionar más de 1 modificador por grupo).

CONFIGURACIONES WEB PARA QUIPUPOS

Con nuestro usuario y contraseña podemos realizar otras configuraciones desde la plataforma web que está enlazada a la aplicación QuipuPOS.

Este dominio web se envía en el correo donde le enviaron su usuario y contraseña. (ej: demo.quipupos.com)

Al acceder a la plataforma web podrán tener accesos a diferentes informes, y las configuraciones iniciales de sus negocios.

CREAR USUARIOS

Recordar que nuestra app puede ser usada por varios tipos de usuarios como cajeros, mozos, administradores.

  • Cajeros (accesos a la app QuipuPOS) modo CAJERO
  • Mozos (accesos a la app QuipuPOS) modo MOZOS
  • Administrador ( accesos web y app QuipuPOS) y todos los módulos contratados

Para crear estos usuarios nos dirigimos Configuraciones web / usuarios / crear nuevo usuario. (recordar asignar los permisos que sean pertinentes)

Usuario Administrador

Recordar llenar todos los puntos de datos de usuario seleccionar el cargo administrador y puede dar click asignar para que la plataforma le sugiera permisos frecuentes.

Si desea puede agregar o quitar permisos a la mano izquierda de la pantalla.

Así mismo en la parte inferior escoja a que locales puede acceder este administrador, y al final cuando le de guardar el sistema le pedirá su contraseña como usuario master para poder guardar el nuevo usuario.

Usuario Cajero

Se llena de la misma forma los datos del usuario y se asigna cargo cajero, si desea el sistema le asigna unos permisos recomendados, también puede quitarle ciertos permisos, importante no olvidar asignar a que caja que aparece en la parte inferior derecha así el acceso de este cajero serán correcto

Usuario Mozo

Para los usuarios mozos se les crea un usuario con una contraseña si tiene asignada una tablet personal, en caso compartan la tablet con varios mozos se debe de asignar un ping si para utilizar como multimozo.

Se asigna el cargo y se puede colocar los permisos sugeridos, así mismo se selecciona el local al cual pertenece.

Si deseas editar cualquier usuario o eliminarlo puedes ir al mismo lugar, configuraciones web, usuarios y en cada usuario tienes el botón de editar donde podrás editar cualquier cosa del usuario o cambiar su estado de activo a inactivo.

CREAR ÁREAS DE PRODUCCIÓN

Todo negocio tiene un lugar de donde se produce y despacha un producto como en un restaurante se tiene (bar, cocina), es importante crear estas áreas en el sistema para que la impresión de comandas y despacho de sus productos se realice de forma correcta

Se van a Ajustes en la web/ almacenes y producción, crearemos las áreas del restaurante a las que asignaremos los productos para su respectiva impresión y descuento de stock.

CREAR IMPRESORAS

Para hacer uso de impresoras en QuipuPOS se recomienda sean de puerto de red y sean instaladas en el área donde desean imprimir.

Esta configuración se hace en conjunto QuipuPOS APP y luego asignación en la web QuipuPOS

Cambiar Ip a una impresora

Toda impresora tiene un ip de fabrica (ej: 192.168.123.100) si la conectamos a nuestra red no será reconocida con lo cual debemos cambiar este ip a un segmento como el de nuestro proveedor de internet. Ejemplo

Ip: impresora 192.168.123.100 cambiar al que me da mi proveedor de internet donde estará el sistema  Ip de red claro: 192.168.0.100; movistar 192.168.1.100

Después de cambiar el ip a todas mis impresoras, puedo entrar a la plataforma quipupos y crear las impresoras que usare en el sistema.

Generalmente le coloco el nombre del área donde se encontrará (ejemplos: caja; bar, cocina; horno; precuentas)

CONFIGURACIÓN 1 – CREAR LAS IMPRESORAS EN LA APLICACIÓN QuipuPOS

Me voy a configuración- impresoras- administrar impresoras- registrar-

Cuando estoy en registrar coloque el nombre de la impresora, en tipo seleccione ETHERNET y coloque el ip que le cambie a la impresora. Número de caracteres recomendado 48. Si en las opciones de modelo no se encuentra la ticketera con la que cuenta, puede colocar genérica y finalmente registrar.

Después de registrada la impresora debe darle probar conexión y debería imprimir una hoja de test del sistema, con lo cual garantizo que se instaló de forma correcta en QuipuPOS.

Después de haber agregado todas las impresoras que usaremos en QuipuPOS para nuestro negocio nos dirigimos a QuipuPOS web para asignar  las áreas en las que utilizaremos cada impresora.

En la web se dirigen a ajustes- impresoras y en la mano izquierda verán todas las impresoras que agregaron en la aplicación.

A la mano derecha les saldrá áreas de producción, precuentas, boletas y facturas. Donde asignarán que impresora debe imprimir en que área o que comprobante.

Listo ya tenemos nuestras impresoras listas para imprimir desde QuipuPOS APP

Si desean inactivar una impresora pueden entrar a QuipuPOS APP y eliminarla de esa forma no se emitirá ninguna comanda desde esa impresora

OPERACIONES DE QuipuPOS

CAJA

Para realizar caja primero debemos iniciar sesión como cajeros después de esto debemos ir a nuestro panel lateral izquierdo y buscar el modulo de caja.

Como primer paso Nos vamos a APERTURA Y CIERRE donde el sistema permite colocar el monto con el que se apertura la caja ( caja chica) el monto puede ser 0 ó el efectivo que cuente antes de iniciar operaciones. Coloco el monto y le doy aperturar.

Cuando se apertura la caja nos muestra una pantalla de detalles importantes que nos servirán al momento del cierre y que nos permitirá realizar nuestro cuadre.

Recordar que después de apertura la caja ya podemos realizar ventas de nuestros productos, descuentos, egresos, etc.

Después de realizar todas estas operaciones podremos cerrar caja previamente verificando que el efectivo y las tarjetas cuadren con el sistema.

Si estamos seguros que los montos son correctos procedemos a cerrar caja.

Y el sistema nos muestra una ventana de impresión, donde seleccionaremos los puntos a imprimir en nuestro cierre en las ticketeras.

HISTORIAL DE VENTAS

En nuestro historial de ventas podremos ver todas las ventas realizadas en el turno, asi mismo podremos reimprimir un comprobante, anular un comprobante si contamos con permisos, anular y corregir, modificar un pago.

Reimprimir un comprobante

Si llegara a suceder que algún comprobante no se imprimiera por distintos factores (se acabo el papel) podemos ingresar a esta opción y reimprimir el comprobante al cliente dando clic en Imprimir.

Modificar Pago

Existen casos donde operativamente una persona se puede confundir en el registro del tipo de pago, es decir pasar un pago de tarjeta como efectivo, o viceversa entonces no es necesario anular un comprobante y volverlo a emitir, usamos modificar pago solo para cambiar la forma de pago y cuadre nuestra caja.

Anular y Corregir

Después de emitido todo comprobante, seria tedioso anularlo y volver a pasar todos los pedidos y emitir un nuevo comprobante, es por eso que con esta opción se puede simplemente anular un comprobante de manera automática y generar uno nuevo de forma correcta considerando todos los datos del comprobante anterior con la opcion de editarlos para emitirlos de manera correcta.

Anular un comprobante

Si se desea anular un comprobante del día por completo por cualquier problema o motivo con el cliente puede realizarse desde esta parte.

Regresando al módulo de caja también se puede registrar egresos e ingresos extras a la venta.

Registrar un egreso, para registrar un egreso de la caja se debe ir al módulo de ingresos y egresos colocar egresos y detallar el monto y la persona que se le entrego el dinero, asi como el motivo del egreso. Este dinero será restado de la caja.

Para registrar cualquier otro tipo de ingreso que no sea por una venta realizada, se puede realizar desde la parte de ingresos, y este dinero se sumara en efectivo en la caja. De la misma forma pedirá datos de registro para validar esa información

CIERRES DE CAJA

Si deseamos revisar e imprimir cierres de caja pasados lo podemos revisar desde el mismo modulo de caja, cierres de caja.

Donde podremos revisar y reimprimir los cierres de caja de los últimos 7 días.

REALIZAR VENTAS

Cuando se realizan las ventas por mesas se puede usar una tableta como caja y una tableta como mozo.

En la tableta de mozo el mesero puede registrar los pedidos que realicen los clientes y estos serán agregados a la mesa, y enviados a las áreas de producción donde se imprimirá y despachan los pedidos.

La mesa cambiara de color a un color naranja, y se podrá acceder y agregar las veces que sea necesario un pedido.

Como agregar un pedido a una mesa

Para agregar un pedido a una mesa, primero ingresamos en la mesa, podemos agregarlo por medio de clicks seleccionando la categoría que contiene el producto luego seleccionando el producto y agregando su presentación. Luego seleccionamos la cantidad a agregar. Y por ultimo le damos enviar.

Otra forma de agregar un producto es buscar en la parte superior, por el nombre de producto y enlistara todas las presentaciones del producto.

Antes de enviar un pedido, se puede seleccionar si es para llevar, si tiene alguna nota, o eliminarlo de mi lista.

Para marcar para llevar, encima del producto agregado se desliza el dedo de derecha a izquierda y se imprimirá una nota que es para llevar. Si desea agregar una nota al producto desliza el dedo en el producto de izquierda a derecha y aparecerá la opción de notas.

En esta parte de salones si jalas la flecha de la parte media derecha hacia la izquierda tenemos las opciones de sala que nos permite dividir cuentas, unir mesas o mover pedidos, estas opciones se pueden realizar desde la caja.

Dividir cuentas

Para dividir cuentas, primero seleccionas la mesa de origen, después en la mano inferior derecha puedes agregar la cantidad de sub-cuentas que dividiras, siguiente es agregar a cada sub cuenta los productos que le pertenecen, así mismo puedes imprimir cada precuenta para poder ser entrega por separado y guardada.

Unir mesas

Para unir mesas, primero debes seleccionar todas las mesas que deseas unir, después de esto debes decir a que mesa se van unir todas las mesas y dar click en unir todas en esta mesa.

Mover pedidos

Seleccionas la mesa que contiene los productos que deseas mover a otra mesa, después vas seleccionando producto por producto , cuales quieres que se muevan, seleccionas la mesa de destino y mueves los productos.

Si entramos  a una mesa, dando click en la parte superior izquierda donde dice mesa también podemos aplicarle descuentos, editar el nombre del producto o liberar la mesa ( si tenemos el permiso)

Aplicar descuentos

Para aplicar descuentos damos click en el botón de descuentos amarillo, luego nos va pedir un ping de administrador, podremos aplicar descuento en % o en soles, asi mismo si ya existe algún tipo de descuento precargado, luego podemos imprimir las precuentas y cuentas con los descuentos aplicados.

Liberar mesas

Existen varios motivos por los cuales puedes liberar una mesa, como cuando un cliente llega pide y se retira sin previo aviso, para lo cual puedes liberar la mesa y los pedidos se eliminaran con el motivo de liberación de mesa, para esta opción se necesita tener un ping de administrador.

AGREGAR CLIENTES

Para agregar un cliente al que se le va facturar en la plataforma se puede dar click a seleccionar cliente en la mano superior izquierda, si el cliente está en la lista lo seleccionamos caso contrario lo registramos colocando sus datos. Le damos guardar y listo.

Si deseamos editar un cliente podemos seleccionar al cliente y luego darle editar y de esta forma modifico sus datos a los correctos.

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